Запись о приеме на работу - это начало заполнения содержательной часта трудовой книжки в данной организации. В дальнейшем в трудовую книжку должны вноситься дополнительные сведения, отражающие специфику трудовой деятельности работника и происходящие в организации изменения. Внесение всех необходимых записей, т. е. ведение трудовой книжки, регламентировано Инструкцией, однако нередко вызывает трудности у практиков и сопровождается многочисленными ошибками.

Одной из наиболее распространенных ошибок является отсутствие в трудовых книжках следующих сведений:

- о присвоении рабочему нового разряда или об установлении второй и последующих профессий;

- о выполнении работ по вновь установленной профессии;

- о работе в составе специализированной или комплексной бригады с одновременным указанием совмещения нескольких профессий;

- о переводе работника на другую постоянную работу.

Эта информация должна быть внесена в трудовую книжку в том же порядке, что и сведения о приеме на работу.

! Другой серьезной ошибкой является отсутствие информации об изменении наименования организации, структурного подразделения или должности. Записи об этих изменениях вносятся отдельной строкой в графе 3 на основании свидетельств о регистрации, приказов вышестоящих организаций или приказов руководителя данной организации.

По желанию работника в трудовую книжку может быть внесена запись о его работе по совместительству (ч.5 ст. 66 ТК РФ). Запись о работе по совместительству вносится по основному месту работы на основании соответствующей справки.

Студентам, учащимся, аспирантам и клиническим ординаторам, имеющим трудовые книжки, учебное заведение (научное учреждение) вносит записи о времени обучения на дневных отделениях (в т. ч. подготовительных) высших и средних специальных учебных заведений.

Основанием для таких записей являются приказы учебного заведения (научного учреждения) о зачислении на учебу и об отчислении из числа студентов, учащихся, аспирантов, клинических ординаторов. Период прохождения указанными лицами производственной практики и выполнение научно-исследовательской хоздоговорной тематики подтверждается соответствующими справками с указанием специальности, квалификации, должности и времени работы. На основании этих справок, являющихся документами строгой отчетности и подлежащих хранению в личных делах, в трудовую книжку вносятся сведения о работе в период практики или о выполнении научно-исследовательских работ (п. 2.15 Инструкции).

Студентам, учащимся, аспирантам и клиническим ординаторам, ранее не работавшим и не имеющим трудовые книжки, сведения о производственной практике и выполнении научно-исследовательских работ вносятся на основании представленных справок теми организациями и предприятиями, где они в дальнейшем будут работать (п. 2.16 Инструкции).

Трудовые книжки в ряде случаев должны содержать дополнительные записи, отражающие особенности ра боты в отдельных отраслях народного хозяйства, например, сезонные работы. Работникам, занятым на сезонных работах в тех отраслях народного хозяйства, где действующим законодательством допускается суммирование периодов сезонной работы и сохранение непрерывного трудового стажа при возвращении в установленный срок на сезонную работу после, межсезонного перерыва, в графе 3 раздела "Сведения о работе" записывается: "Непрерывный стаж работы сохраняется". При восстановлении в установленном порядке непрерывного трудового стажа для назначения пособий по государственному социальному страхованию в трудовую книжку по последнему месту работы в графе 3 записывают: "Непрерывный трудовой стаж восстановлен с такого-то числа, месяца и года" (п. 2.18 Инструкции).

Раздел трудовой книжки "Сведения о работе" заканчивается записью об увольнении работника. Причина увольнения, указанная в трудовой книжке, должна точно соответствовать формулировкам статей ТК РФ и содержать ссылки на эти статьи и их пункты. При внесении записи об увольнении в графе 1 ставится порядковый номер записи, в графе 2 - дата увольнения (дата последнего дня работы), в графе 3 - причина увольнения, в графе 4 -основание внесения записи (дата и номер приказа).

После внесения сведений об увольнении все записи о работе в данной организации заверяются подписью руководителя или специально уполномоченного им лица и печатью организации или печатью отдела кадров.

Отсутствие состава удостоверения (подписи, печати или того и другого) после записи об увольнении лишает юридической силы всю систему записей о работе гражданина в данной организации. Незаверенная информация о трудовой деятельности потребует в дальнейшем специального подтверждения с помощью архивных справок или судебных решений на основе свидетельских показаний.

Все записи в трудовой книжке о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу и увольнении вносятся администрацией организации после издания приказа (распоряжения), но не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения). Записи должны вноситься разборчиво, без помарок, перьевой или шариковой ручкой, чернилами черного, синего или фиолетового цвета.

Работник имеет право своевременно получать информацию о записях, сделанных в его трудовой книжке, поэтому администрация организации обязана знакомить владельца книжки (вкладыша) с каждой записью о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу и увольнении.

Факт ознакомления работника с записью в трудовой книжке должен быть подтвержден письменно. Однако это не предполагает получения визы ознакомления работника на внутренней стороне обложки трудовой книжки. Расписка работника должна появиться в графе 6 разд. 3 личной карточки Т-2 (п. 2.4 Инструкции). В самой же трудовой книжке работник расписывается только один раз на титульном листе при заведении трудовой книжки ранее не имевшему ее работнику.

Если организация работает в условиях территориальной разобщенности ее структурных подразделений (участков), Инструкцией предусмотрено проводить ознакомление с записями, внесенными в трудовые книжки, в заочном порядке путем высылки владельцам книжек соответствующих извещений с последующей отметкой об этом в личной карточке Т-2 (п. 2.4).

Записи в трудовую книжку вносятся от руки, и как всякий рукописный документ, книжка может иметь ошибки, которые невозможно "стереть", как при компьютерной подготовке документа. Распространенной ошибкой работников кадровых служб является исправление неверной информации путем ее зачеркивания и внесения рядом с зачеркнутым словом правильной записи с пометкой на полях "Исправленному верить", удостоверенной подписью и печатью. Однако зачеркивание неправильных или неточных записей в содержательной части трудовой книжки не допускается (п. 2.9 Инструкции). Еще более серьезной ошибкой следует считать исправление неправильной даты сведения о работе посредством её жирной обводки, зачастую без всяких пояснений.

Правильным вариантом исправления неверной записи является её переписывание заново, под следующим (очередным) порядковым номером, в правильном виде, со ссылкой на дату и номер приказа (распоряжения) руководителя организации, запись из которого была неверно отражена в трудовой книжке.

Исправленные сведения о работе, переводах на другую постоянную работу, увольнениях и др. должны полностью соответствовать подлиннику приказа или распоряжения. В случае утраты приказа или распоряжения или несоответствия их фактически выполнявшейся работе исправление сведений о работе производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке.

Свидетельские показания (надпись "со слов") не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей (п. 2.8 Инструкции).

! При исправлении неверных записей обязательно следует учитывать, когда и где внесена неправильная запись.

Исправление записей в трудовой книжке производится той организацией, которая внесла запись. Если эта организация ликвидирована, исправление вносится правопреемником, а при его отсутствии - вышестоящей организацией, которой была подчинена ликвидированная организация. Если и вышестоящая организация больше не существует, то владелец трудовой книжки должен хранить собранные им архивные документы, подтверждающие трудовой стаж, до момента оформления пенсии. Никакие исправления в записях в этом случае не делаются.

При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, впоследствии признанной недействительной, по просьбе работника выдается дубликат трудовой книжки без внесения в нее записи, признанной недействительной.

Наряду со сведениями о работе в трудовые книжки вносятся сведения о награждениях за успехи в работе (ч. 4 ст. 66 ТК РФ). Действующая Инструкция предполагает внесение сведений не только о награждениях, но и о поощрениях, однако ТК РФ это не предусмотрено. Очевидно, что принятие нового ТК РФ и введение его в действие с 01.02.02 требует внесения изменений в Инструкцию с целью ее приведения в соответствие с требованиями ТК РФ.

Раздел трудовой книжки "Сведения о награждениях" заполняется аналогично разделу "Сведения о работе": в графе 3 в виде заголовка пишется наименование организации; ниже в графе 1 указывается порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника); в графе 2

ставится дата награждения; в графе 3 записывается, кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой; в графе 4 указывается, на основании чего внесена запись, со ссылкой на дату, номер и наименование документа.

Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

После заполнения всех страниц соответствующего раздела трудовой книжки для продолжения ее ведения в книжку подшивается вкладыш. Вкладыш без трудовой книжки недействителен. Заполнение вкладыша производится в том же порядке, что и заполнение трудовой книжки. О каждом выданном вкладыше на титульном листе трудовой книжки в правом верхнем углу ставится штамп размером 10 х 25 мм с надписью "Выдан вкладыш" с указанием его серии и номера (п. 3.2 Инструкции).

При прекращении трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку в день увольнения (последний день работы). Если в день увольнения работника выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника или его отказом от получения трудовой книжки, работодатель должен направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на отправление ее по почте.

Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки (ст. 62 ТК РФ). Следует отметить, что факт отказа работника (присутствующего на работе) от получения трудовой книжки в день увольнения должен быть подтвержден письменно посредством составления акта, с которым работника необходимо ознакомить под расписку.

! При задержке выдачи трудовой книжки по вине администрации работнику выплачивается средний заработок за все время вынужденного прогула.

В случае смерти работника трудовая книжка выдается его ближайшим родственникам или высылается по почте по их требованию. При этом в трудовой книжке под очередным номером делается запись: "Работа прекращена в связи со смертью". Если работник длительное время отсутствует на работе по невыясненным причинам и место его нахождения неизвестно, требуется судебное решение о признании работника безвестно отсутствующим. На основании этого решения трудовой договор с работником прекращается, а в трудовой книжке делается запись: "Работа прекращена с признанием судом безвестно отсутствующим". Указанные записи вносятся в трудовую книжку на основании изданного руководителем организации приказа об исключении работника из списочного состава.

Андреева Валентина Ивановна
Профессор кафедры трудового права Российской академии правосудия
НОУ "ИПП"